E-mail jest najskuteczniejszą formą komunikacji z klientem. Ludzie codziennie odwiedzają swoją skrzynkę pocztową i sprawdzają najnowsze wiadomości. Napisanie maila, szczególnie formalnego, budzi wiele pytań. W jaki sposób rozpocząć oraz zakończyć wiadomość? Jakich sformułowań użyć, aby korespondencja mailowa skończyła się zakupem? Poniżej przygotowaliśmy dla Ciebie poradnik, który ułatwi Ci codzienną wymianę e-maili.
Jak rozpocząć e-mail do klienta? Najważniejsze zwroty
Wstęp jest niezwykle istotnym elementem każdego maila. Od niego w dużej mierze zależy czy adresat zapozna się z całą treścią. Dlatego, zadbaj o to, aby powitanie było odpowiednie do osoby, do której je kierujesz.
Zanim zdecydujesz się na określone przywitanie, odpowiedz sobie na kilka pytań:
- Czy znasz adresata? - Czy poznałeś tę osobę lub wymienialiście już między sobą wiadomości?
- Jakiej płci jest odbiorca maila?
- Jaki jest jej status? - Czy potencjalny klient, z którym się kontaktujesz jest na przykład kierownikiem, prezesem?
Zapoznaj się z najważniejszymi zwrotami poniżej, które sprawią, że klient nie zniechęci się do Ciebie już na samym początku.
- Szanowni Państwo – to najbezpieczniejsza forma przywitania. Jeśli nie jesteś pewien, do kogo trafi Twoja wiadomość, zastosuj ten zwrot. Firmy często posiadają ogólną skrzynkę mailową (np. kontakt@xyz.pl).
- Szanowna Pani/Szanowny Panie – skorzystaj z tego przywitania w przypadku, gdy znasz płeć odbiorcy.
- Szanowna Pani Prezes/Szanowny Panie Prezesie – użyj tego zwrotu, gdy kierujesz swojego maila do osoby na określonym stanowisku.
- Pani (IMIĘ)/ Panie (IMIĘ) – jeśli znasz osobę, do której piszesz wiadomość lub prowadziłeś z nią już wcześniej korespondencję, skorzystaj z tego przywitania.
- Dzień dobry – to najbardziej uniwersalne pozdrowienie. Sprawdzi się w korespondencji formalnej oraz nieformalnej. Odradzamy jednak pisanie tego zwrotu do klientów na wysokich stanowiskach.
Zrezygnuj ze zwrotu "witam" w mailingach
Jeśli piszesz maila do klienta, zrezygnuj ze słowa "witam" jako powitania. "Witam" to zwrot, który stosujemy przede wszystkim w mowie potocznej. On sugeruje, że jesteś osobą nadrzędną, wyższą rangą od odbiorcy. Jeśli nie chcesz, aby potencjalny klient postrzegał Cię jako niekulturalnego, pozbądź się słowa "witam" ze swojej korespondencji.
Jak przygotować treść maila, żeby klient go przeczytał?
Fot. Unsplash by Sigmund
Twój odbiorca przebrnął przez powitanie prosto do treści. I trafia na zbity, ciągły, długi tekst. Nie brzmi zachęcająco prawda? Jeśli chcesz skłonić odbiorcę do działania, to zastosuj poniższe porady w swoim mailingu.
- Podziel tekst na akapity - tekst podzielony na akapity wygląda lepiej wizualnie, co zachęca do zapoznania się z treścią. Pamiętaj, aby między akapitami pozostawić linijkę przerwy.
- Długość akapitów - pamiętaj, że e-mail to nie jest książka, dlatego postaw na krótsze paragrafy. Ponadto, czytanie na ekranie długich tekstów jest niezwykle męczące. Akapity o maksymalnej długości czterech- pięciu linijek będą wystarczające.
- Wyróżnij najważniejsze informacje - jeśli w treści maila znajdują się dla Ciebie kluczowe wiadomości, wyodrębnij je za pomocą pogrubienia. Dzięki temu, czytelnik zwróci na nie uwagę. Pamiętaj, aby nie przesadzić z pogrubieniem tekstu. Wyróżnij dwie-trzy najistotniejsze informacje. W innym przypadku, pogrubienie nie spełni swojego zadania.
- Krótkie, konkretne zdania - Twój potencjalny klient na pewno ma mnóstwo obowiązków. Dlatego pisz krótko, konkretnie i przede wszystkim na temat. Pokaż mu, co oferujesz, jakie będzie miał z tego korzyści, oraz zaznacz, że czekasz na odpowiedź. Długie maile, w których brakuje konkretów, przynoszą odwrotny skutek.
- CTA (ang. call to action) - wskaż mu kolejny krok, zachęć do dalszego działania.
Jak zakończyć e-mail do klienta? Najważniejsze zwroty
E-mail posiada strukturę i brak jednego z elementów zaburza jego całkowitą koncepcję. Dlatego, na końcu wiadomości zostaw odpowiedni zwrot pożegnalny. Poniżej prezentujemy kilka możliwości formalnych pożegnań
- z wyrazami szacunku
- z poważaniem
- łącząc wyrazy szacunku
Zrezygnuj ze zwrotów "pozdrawiam", "pozdrawiam serdecznie"
Frazy "pozdrawiam" oraz "pozdrawiam serdecznie" nie stosuj w formalnych mailach do klienta. Takie zakończenie postrzegane jest jako nieformalne, a nawet Te zwroty nie są jednak całkowicie zakazane. Jeśli korespondencja jest nieformalna, wtedy możesz zakończyć wiadomość pozdrowieniami.
Czego unikać w mailingu do klienta? Tych rzeczy nie stosuj w mailach!
Nieprofesjonalny adres e-mail - adres mailowy jest pierwszą rzeczą, którą zobaczy Twój klient. Profesjonalna nazwa wzbudzi w odbiorcy zaufanie. Jeśli Twoja firma nie posiada własnej skrzynki mailowej, załóż konto na darmowym hostingu takim jak gmail.com
Przykład profesjonalnego adresu e-mail:
kowalskijan@nazwafirmy.pl jan_kowalski@gmail.com
Przykład nieprofesjonalnego adresu e-mail:
jasiuka78593@onet.pl
Brak lub niewłaściwy temat maila - tytuł jest kolejnym elementem wiadomości, z którą najpierw zetknie się Twój klient. Dlatego napisz w kilku słowach, czego dotyczy mailing. Brak tematu maila zniechęca do jego przeczytania. Tak samo jest w przypadku niewłaściwego tytułu.
Brak załącznika - chyba każdemu z nas zdarzyło się kiedyś wysłać wiadomość bez stosownych załączników. To nie jest karygodny błąd. Jednak w takiej sytuacji działaj szybko. Jak najszybciej wyślij kolejnego maila z załącznikami. W treści wyjaśnij klientowi błąd, jaki popełniłeś.
Brak podpisu - zakończenie maila jest równie istotne jak jego początek. Nie zapomnij o odpowiednim pożegnaniu (zwroty znajdziesz w akapicie powyżej) oraz podpisie. Oprócz imienia i nazwiska, dodaj nazwę firmy, dla której pracujesz oraz numer kontaktowy. Dzięki temu, klient ma możliwość skontaktowania się z Tobą w inny sposób. To sprawi, że zyskasz jego zaufanie.
Zwlekanie z odpowiedzią - pamiętaj, żeby nigdy nie zwlekać z odpowiedzią na wiadomość od klienta. Nie zbudujesz relacji z konsumentem, jeśli nie będziesz dla niego dostępny. Odpowiadaj jak najszybciej na jego maile.
